Een vraag die zich regelmatig in procedures aandient is of een bestuursorgaan de verzending van een besluit wel kan aantonen. Recente uitspraken van hoogste bestuursrechters bevestigen dit.
In CRvB 19 september 2024, ECLI:NL:CRVB:2024:1804 oordeelde de CRvB dat de verzending van diverse primaire besluiten door het UWV niet kon worden aangetoond omdat het UWV geen verzendadministratie kon overleggen.
In ABRvS 27 maart 2024, ECLI:NL:RVS:2024:1277 oordeelde de Afdeling dat de registratie van een verzending in een zaaksysteem onvoldoende aannemelijk maakt dat het poststuk daadwerkelijk is verzonden.
In HR 19 januari 2024, ECLI:NL:HR:2024:59 oordeelde de Hoge Raad bijvoorbeeld dat de verzending niet aangetoond is, als niet blijkt dat (en aan welk) postbedrijf het besluit is aangeboden.
De rechtspraak stelt strikte eisen aan de verzendadministratie. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste jurisprudentie en legt uit welke stappen genomen moeten worden om te voldoen aan de eisen voor een deugdelijke verzendadministratie.
Het belang van een verzendadministratie
Je kunt je afvragen: waarom is een verzendadministratie eigenlijk van belang? Zoals blijkt uit de hierboven aangehaalde uitspraken is het vaste jurisprudentie dat een bestuursorgaan de verzending van besluiten aannemelijk moet maken.
De discussie of de verzending van een besluit kan worden vastgesteld, doet zich vaak voor wanneer discussie bestaat over de ontvankelijkheid van een bezwaar. Dat komt omdat:
- een besluit pas werking heeft nadat het is bekendgemaakt (artikel 3:40 Awb);
- de bekendmaking van een aan een belanghebbende gericht besluit plaatsvindt door toezending of uitreiking (artikel 3:41 lid 1 Awb) en
- de bezwaartermijn aanvangt nadat het besluit op voorgeschreven wijze (doorgaans: verzending) bekend is gemaakt (artikel 6:8 Awb).
Een verzendadministratie kan ook relevant zijn in andere situaties. Bijvoorbeeld wanneer een bestuursorgaan een verzuimbericht stuurt, waarin de ontvanger de kans krijgt een verzuim te herstellen of wanneer een verdagingsbericht wordt verstuurd om een beslistermijn te verlengen. Ook dan is het bestuursorgaan aan zet als de ontvangst van zo’n bericht wordt betwist.
Wat is een deugdelijke verzendadministratie?
Een deugdelijke verzendadministratie is een administratie waaruit blijkt dat én wanneer een document daadwerkelijk is verzonden. Het enkele feit dat een brief is aangemaakt, volstaat niet. Daaruit blijkt immers niet dat de brief ook echt op de post is gedaan. Dat is dus waar het uiteindelijk om draait. Uit de verzendadministratie moet blijken dat het stuk daadwerkelijk aan een postaanbieder is overgedragen.
Hieronder enkele voorbeelden uit de rechtspraak:
Een beschrijving van een verzendproces die eindigt bij overdracht aan een externe partij die de brief uiteindelijk aan PostNL aanbiedt, zonder bewijs dat deze partij de brief ook daadwerkelijk aan PostNL heeft aangeboden, is onvoldoende (CRvB 11 juli 2017, ECLI:NL:CRVB:2017:2491).
Een schermafdruk waaruit blijkt dat een brief naar de printer is gestuurd is onvoldoende, omdat daaruit niet blijkt dat het stuk daadwerkelijk is verzonden (ABRvS 21 november 2018, ECLI:NL:RVS:2018:4322).
Een registratie van de verzending naar de centrale printer is onvoldoende. Uit de gegeven procesbeschrijving blijkt slechts dat wordt gecontroleerd of het aantal documenten overeenkomt, maar daaruit blijkt niet dat het relevante poststuk daadwerkelijk is geprint en of het daarna ook daadwerkelijk verzonden is (CRvB 11 december 2018, ECLI:NL:CRVB:2018:3935).
De verzending van een brief blijkt niet wanneer alleen wordt aangetoond dat de brief intern is afgegeven voor verzending per post (HR 7 februari 2020, ECLI:NL:HR:2020:202).
Praktische tips
- Leg alle stappen vast in het verzendproces Zorg ervoor dat je niet alleen het aanmaken en printen van de brief documenteert, maar ook dat én wanneer het document daadwerkelijk is overgedragen aan de postverzender. Dit betekent dat er bewijs moet zijn dat de brief niet alleen intern is behandeld, maar ook fysiek bij de postaanbieder is afgeleverd. Werk je met een externe partij die de verzending verzorgt? Houd er dan rekening mee dat de enkele overdracht aan die partij niet voldoende is. Je moet ook kunnen aantonen dat zij de post daadwerkelijk hebben verzonden.
- Voer een test uit om je proces te controleren Stel je eens voor dat een ontvanger ontkent een besluit te hebben ontvangen. Welke gegevens kun je dan voorleggen om de verzending te bewijzen? Kijk of je bewijs kunt leveren dat het document daadwerkelijk is verzonden, en of je niet cruciale stappen over het hoofd ziet. Dit kan je helpen om gaten in je proces te ontdekken en tijdig aan te passen om toekomstige problemen te voorkomen.
- Wees kritisch Als een belanghebbende in bezwaar aanvoert dat hij een besluit nooit heeft ontvangen en je kunt de verzending niet aantonen, overweeg dan of het zinvol is om een juridische strijd aan te gaan. Het voortzetten van een zaak zonder voldoende bewijs van verzending kan leiden tot dure en langdurige beroepsprocedures. Door kritisch te kijken naar je eigen verzendproces en mogelijke tekortkomingen, voorkom je onnodige juridische kosten en procedures.
Conclusie
Met een deugdelijke verzendadministratie voorkom je dat je als bestuursorgaan onnodig tijd en geld verspilt aan procedures die gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden. Zoals uit de besproken rechtspraak blijkt, is het niet voldoende dat je kunt aantonen dat een brief is aangemaakt, je moet ook kunnen aantonen dat het besluit daadwerkelijk is verstuurd. Door zorgvuldig alle stappen van het verzendproces vast te leggen en je werkwijze regelmatig te (laten) toetsen, kun je juridische procedures voorkomen.